Procedimientos del Área: Administración

1. Objetivo del área

El objetivo del Área de Administración es organizar, centralizar y ordenar la información, garantizando que los procesos de la empresa fluyan correctamente entre las distintas áreas.

Administración no decide, no produce, no vende:
su función es coordinar, validar, registrar y comunicar.

2. Alcance y responsabilidades

Este área es responsable de:

  • Registrar y organizar la información comercial y operativa.

  • Validar datos de ventas antes de iniciar cualquier proceso.

  • Coordinar internamente pedidos, entregas e instalaciones.

  • Mantener actualizada la información de stock (a nivel informativo).

  • Gestionar la documentación interna y externa.

  • Mantener la comunicación con contabilidad externa.

  • Actuar como nexo entre Ventas, Fabricación y Depósito.

Este área NO es responsable de:

  • Definir precios o descuentos.

  • Definir tiempos de producción.

  • Comprar insumos o materiales.

  • Priorizar órdenes de fabricación.

  • Despachar pedidos.

  • Tomar decisiones comerciales o productivas.

3. Procesos habituales

Proceso 1: Recepción y validación de una venta

Descripción:
Administración recibe la información de una venta realizada y valida que esté completa y correcta.

Paso a paso:

  1. Recibir los datos de la venta desde Ventas.

  2. Verificar:

    • Datos del cliente.

    • Producto vendido.

    • Condiciones acordadas.

  3. Detectar faltantes o inconsistencias.

  4. Solicitar correcciones si es necesario.

  5. Registrar la venta en el sistema o planilla correspondiente.

Interacción con otras áreas:

  • Ventas.

Proceso 2: Coordinación interna del pedido

Descripción:
Administración define cómo se procesa internamente un pedido ya validado.

Paso a paso:

  1. Analizar si el producto está en stock o requiere fabricación.

  2. Informar a Fabricación o Depósito según corresponda.

  3. Generar la documentación necesaria (remito, orden interna, rótulos).

  4. Registrar el estado del pedido.

  5. Mantener seguimiento informativo del avance.

Interacción con otras áreas:

  • Fabricación.

  • Depósito.

Proceso 3: Coordinación de entregas e instalaciones

Descripción:
Administración coordina fechas una vez que el pedido está listo para despacho.

Paso a paso:

  1. Recibir confirmación de pedido listo desde Depósito.

  2. Coordinar fecha con el cliente.

  3. Informar a Depósito o al instalador.

  4. Registrar fecha y condiciones acordadas.

  5. Confirmar al cliente.

Interacción con otras áreas:

  • Depósito.

  • Instaladores externos.

Proceso 4: Comunicación post-despacho

Descripción:
Administración mantiene informado al cliente luego del envío.

Paso a paso:

  1. Recibir comprobante de despacho.

  2. Enviar al cliente la información del envío.

  3. Registrar el despacho.

  4. Mantener seguimiento hasta entrega.

Interacción con otras áreas:

  • Depósito.

4. Situaciones especiales

Ejemplos:

  • Cliente solicita cambios luego de la venta.

  • Pedido con datos incompletos.

  • Error detectado antes del despacho.

  • Llamado directo de un cliente con inconveniente.

Cómo proceder:

  • Interrumpir el proceso si es necesario.

  • Informar a Dirección.

  • Coordinar con el área correspondiente.

  • No tomar decisiones fuera de su alcance.

5. Comunicación con otras áreas

  • Ventas: Recepción de ventas y corrección de datos.

  • Fabricación: Seguimiento informativo del avance.

  • Depósito: Preparación y despacho de pedidos.

  • Dirección: Reportes, alertas y casos especiales.

6. Informes y registros

Administración mantiene:

  • Registro de ventas.

  • Agenda de entregas e instalaciones.

  • Registro de pedidos en curso.

  • Comunicación con contabilidad externa.

  • Documentación interna de pedidos.

7. Límites del área

Administración no puede:

  • Prometer fechas al cliente sin validación.

  • Modificar procesos productivos.

  • Definir prioridades de fabricación.

  • Alterar condiciones comerciales.

  • Autorizar excepciones.

8. Rol estratégico del área

Administración actúa como filtro y orden interno.
Su función es evitar errores, desorganización y conflictos entre áreas.

Cuando Administración funciona bien:

  • Fábrica trabaja sin interrupciones.

  • Ventas no promete de más.

  • Depósito despacha sin errores.

  • Dirección recibe información clara para decidir.

Fecha de última actualización

Última actualización: 03/01/2026