Procedimientos del Área: Depósito / Despacho

1. Objetivo del área

El objetivo del Área de Depósito / Despacho es resguardar, controlar y entregar correctamente los productos, asegurando que cada pedido salga completo, en condiciones y con la documentación correspondiente.

Depósito / Despacho no vende, no fabrica, no negocia:
controla y ejecuta entregas según lo informado por Administración.

2. Alcance y responsabilidades

Este área es responsable de:

  • Mantener el orden físico del depósito.

  • Controlar el stock físico de productos terminados.

  • Preparar pedidos según la documentación recibida.

  • Verificar productos, embalaje y datos del destinatario.

  • Coordinar el despacho con el transporte o instalador asignado.

  • Informar a Administración el estado del pedido y del stock.

Este área NO es responsable de:

  • Definir prioridades de entrega.

  • Modificar pedidos.

  • Resolver problemas comerciales.

  • Entregar productos sin documentación.

  • Tener contacto directo con clientes.

  • Disponer libremente del stock.

3. Procesos habituales

Proceso 1: Recepción de productos terminados

Descripción:
Depósito recibe productos desde Fabricación y los incorpora al stock.

Paso a paso:

  1. Recibir el producto junto con la información correspondiente.

  2. Verificar:

    • Cantidad.

    • Estado del producto.

  3. Informar cualquier inconveniente a Administración.

  4. Ingresar el producto al stock físico.

  5. Ubicar correctamente el producto en el depósito.

Interacción con otras áreas:

  • Fabricación.

  • Administración.

Proceso 2: Preparación de pedidos

Descripción:
Depósito prepara pedidos exclusivamente a partir de la información enviada por Administración.

Paso a paso:

  1. Recibir remito y documentación del pedido.

  2. Localizar los productos en stock.

  3. Verificar:

    • Producto correcto.

    • Cantidad.

    • Estado.

  4. Preparar el embalaje correspondiente.

  5. Colocar rótulos e identificación.

Condición excluyente:
Si existe cualquier error o duda, el pedido NO se despacha.

Interacción con otras áreas:

  • Administración.

Proceso 3: Control previo al despacho

Descripción:
Última verificación antes de que el pedido salga del depósito.

Paso a paso:

  1. Revisar nuevamente:

    • Producto.

    • Embalaje.

    • Datos del destinatario.

  2. Confirmar que la documentación esté completa.

  3. Autorizar el despacho.

  4. Informar a Administración que el pedido está listo.

Interacción con otras áreas:

  • Administración.

Proceso 4: Despacho del pedido

Descripción:
Entrega del pedido al transporte o instalador correspondiente.

Paso a paso:

  1. Coordinar con el transportista o instalador asignado.

  2. Entregar el pedido con la documentación correspondiente.

  3. Registrar fecha y medio de despacho.

  4. Conservar comprobantes.

  5. Informar a Administración.

Interacción con otras áreas:

  • Administración.

  • Transporte / instalador externo.

4. Situaciones especiales

Ejemplos:

  • Pedido incompleto.

  • Producto dañado.

  • Error en la documentación.

  • Falta de embalaje adecuado.

Cómo proceder:

  • Detener el despacho.

  • Informar inmediatamente a Administración.

  • No realizar correcciones por cuenta propia.

  • Esperar instrucciones.

5. Comunicación con otras áreas

  • Administración: Área central de coordinación.

  • Fabricación: Recepción de productos terminados.

  • Dirección: Solo en casos excepcionales.

Depósito no se comunica con clientes ni con Ventas.

6. Informes y registros

Depósito / Despacho mantiene:

  • Control físico del stock.

  • Registro de ingresos y egresos.

  • Comprobantes de despacho.

  • Informes de faltantes o bajo stock.

7. Límites del área

Depósito / Despacho no puede:

  • Quitar productos de un pedido para completar otro.

  • Entregar productos sin papelería.

  • Dar productos de más.

  • Modificar pedidos.

  • Coordinar fechas con clientes.

8. Orden y cuidado

Este área es responsable de:

  • Mantener el depósito ordenado.

  • Identificar correctamente los productos.

  • Cuidar el embalaje.

  • Preservar herramientas y espacio de trabajo.

El orden del depósito impacta directamente en errores, tiempos y costos.

Fecha de última actualización

Última actualización: 03/01/2026