Procedimientos del Área: Ventas

1. Objetivo del área

El objetivo del Área de Ventas es generar oportunidades comerciales, asesorar al cliente de forma clara y responsable, y transformar consultas en ventas reales, respetando los procesos internos de la empresa.

Ventas actúa como puente entre el cliente y la empresa, no como un área de decisión productiva.

2. Alcance y responsabilidades

Este área es responsable de:

  • Atender consultas de clientes actuales y potenciales.

  • Brindar información clara sobre productos, opciones y condiciones comerciales.

  • Registrar correctamente cada venta realizada.

  • Informar a Administración los datos necesarios para la gestión del pedido.

  • Detectar oportunidades comerciales y necesidades del cliente.

  • Informar situaciones especiales o pedidos fuera de lo habitual.

Este área NO es responsable de:

  • Definir fechas de producción o entrega.

  • Comprometer plazos sin validación de Administración.

  • Modificar procesos de fabricación.

  • Disponer de stock o productos.

  • Autorizar excepciones comerciales sin aprobación de Dirección.

3. Procesos habituales

Proceso 1: Atención de consultas

Descripción:
Ventas recibe consultas por los distintos canales habilitados y asesora al cliente según sus necesidades.

Paso a paso:

  1. Recepcionar la consulta del cliente.

  2. Identificar necesidad real (producto estándar o especial).

  3. Brindar información clara y honesta sobre el producto.

  4. En caso de dudas técnicas, consultar a Fabricación o Dirección antes de responder.

  5. Registrar la consulta si existe posibilidad real de venta.

Interacción con otras áreas:

  • Fabricación (consultas técnicas).

  • Dirección (casos especiales).

Proceso 2: Cotización

Descripción:
Proceso mediante el cual se informa al cliente el valor del producto y las condiciones comerciales.

Paso a paso:

  1. Armar la cotización según precios vigentes.

  2. Informar condiciones de pago y entrega sin prometer fechas.

  3. En caso de productos especiales, consultar previamente con Administración.

  4. Enviar la cotización al cliente.

  5. Registrar el estado de la cotización.

Interacción con otras áreas:

  • Administración.

  • Dirección (en casos excepcionales).

Proceso 3: Cierre de venta

Descripción:
Proceso mediante el cual una cotización se transforma en una venta concreta.

Paso a paso:

  1. Confirmar aceptación del cliente.

  2. Recolectar todos los datos necesarios:

    • Datos fiscales.

    • Datos de contacto.

    • Dirección de entrega o instalación.

  3. Informar a Administración la venta realizada.

  4. No iniciar producción ni prometer despacho sin confirmación administrativa.

Interacción con otras áreas:

  • Administración (central).

Proceso 4: Venta especial o fuera de estándar

Descripción:
Ventas detecta pedidos que no encajan en los productos habituales.

Paso a paso:

  1. Recibir la solicitud del cliente.

  2. Informar claramente que se evaluará la viabilidad.

  3. Trasladar el pedido a Administración y Dirección.

  4. Esperar definición antes de responder al cliente.

  5. Comunicar la respuesta final de forma clara.

Interacción con otras áreas:

  • Dirección.

  • Administración.

  • Fabricación (solo si se solicita información técnica).

4. Situaciones especiales

Ejemplos:

  • Pedido urgente.

  • Cliente con inconveniente.

  • Cambio solicitado luego de confirmada la venta.

  • Error detectado en una cotización.

Cómo proceder:

  • Informar inmediatamente a Administración.

  • No tomar decisiones unilaterales.

  • Escalar a Dirección si la situación lo requiere.

5. Comunicación con otras áreas

  • Administración: Área principal de coordinación. Todas las ventas se informan a Administración.

  • Fabricación: Solo consultas técnicas, nunca pedidos directos.

  • Dirección: Excepciones comerciales, conflictos o decisiones fuera de lo habitual.

6. Informes y registros

  • Registro de ventas realizadas.

  • Registro de cotizaciones pendientes.

  • Registro de oportunidades comerciales.

  • Registro de casos especiales.

7. Límites del área

Ventas no puede:

  • Prometer fechas sin validación.

  • Modificar condiciones comerciales sin autorización.

  • Gestionar producción o despacho.

  • Resolver conflictos sin informar a Administración.

8. Mejora continua

Ventas deberá informar a Dirección cualquier dificultad detectada en el proceso comercial, con el objetivo de mejorar la experiencia del cliente y la organización interna.

Fecha de última actualización

Última actualización: 03/01/2026